Todo negócio é formado por uma coleção de processos. Isto é um fato que muitas pessoas ainda insistem em não compreender, o que os leva a uma visão reduzida de suas empresas, sejam elas grandes ou pequenas. Porém definir os processos existes em uma empresa não é tão simples assim, pois existem muitos processos que não podem ser definidos como uma coleção de passos com a finalidade de alcançar um objetivo, como é o exemplo de uma tomada de decisão.
Mas qual a importância em se ter uma visão por processos da empresa? Para responder esta pergunta, podemos fazer uma analogia entre uma empresa e o corpo humano, afinal de contas, não é a toa que as empresas são chamadas de pessoas jurídicas, pois estas têm seu funcionamento análogo ao corpo humano. Portanto podemos imaginar que os departamentos de uma empresa são os sistemas do corpo, as pessoas são os órgãos, a corrente sanguínea e o sistema nervoso são o fluxo de informações bem como o canal de comunicação interno da empresa, e o corpo estratégico é o cérebro. No corpo humano, cada pequeno componente tem que está em sinergia para fazer com que o corpo como um todo esteja em equilíbrio, quando o corpo esta em equilíbrio, ele cresce e se torna saudável.
Da mesma forma acontece com as empresas, uma empresa só estará em sua capacidade máxima, quando todo o conjunto estiver trabalhando em sinergia, as informações estiverem fluindo de forma “suave” e as comunicações internas estiverem ocorrendo com o mínimo de ruídos possível.
Sempre que há algo de errado com o corpo humano, o corpo passa a apresentar alguns sinais que são comumente conhecidos como sintomas, e para que seja possível identificar a doença que causa cada sintoma, o médico necessita conhecer todas as etapas do funcionamento do corpo humano.
A mensagem chave de todo este discurso é que, quando uma pessoa conhece os processos de sua empresa, ele é capaz de identificar com mais facilidade os problemas internos e externos que estão ocorrendo, bem como identificar onde a empresa está desperdiçando recursos e onde estão ocorrendo os gargalos.
A área da (Administração/Tecnologia da Informação) que pesquisa este assunto é conhecida como BPM (Business Process Management). Na literatura é possível encontrar bastante material onde se aprende principalmente como dirigir uma empresa por processos, e como modelar os processos da empresa. Porém existem muitas exigências em se guiar uma empresa por processos, onde a primeira delas é garantir que a empresa seja um corpo humano em “perfeito equilíbrio”, o que traduzindo para termos empresariais significa ter uma empresa completamente integrada com um perfeito relacionamento com clientes e acionistas, e com uma relação entrada (recursos, clientes, acionistas) e saída (lucros, informações, cumprimento de contratos) equilibrada.
Ainda não bastasse a quantidade de exigências, para se pensar em dirigir uma empresa por processos, existe uma grande indecisão quanto ao significado do jargão “Processos Empresariais”, principalmente quando se fala em processos estratégicos, que não são processos automatizáveis. E por fim, ainda é possível levantar uma questão sobre o assunto de gerir uma empresa por processos, “será que é necessário ter uma empresa totalmente organizada para se pensar em processos, ou é necessário decifrar os processos da empresa para começar a tornar-la organizada”?
Eu penso que, se alguém deseja pensar em processos, deve simplesmente se abstrair de todas as dúvidas e questionamentos, e observar o que realmente importa de todo o conhecimento existente, existem pessoas para estudar e responder os questionamentos, e estes não são os donos das empresas. Para mim, o que realmente importa é que, quando você começa a conhecer os processos, principalmente os operacionais, você passa a enxergar de forma privilegiada como o seu negócio funciona, seja um pequeno negócio ou um grande. Como é que alguém vai inovar se não conhece o seu negócio? Você tem uma idéia brilhante, mas o simples fato de não possuir o negócio “na palma da mão” o torna lento na hora de por em prática suas idéias.
Imaginemos um grande empresário que tem uma grande idéia sobre um processo super inovador, e não tem a sensibilidade de observar que uma briga interna de alguns de seus funcionários, cria um gargalo enorme que torna todo o fluxo de informações lento, travando assim uma grande quantidade de processos. Certamente este gargalo vai tornar o processo super inovador menos eficaz do que aconteceria se o empresário tivesse a sensibilidade de observar os conflitos e os resolver.
Por isto, a grande questão em se possuir uma empresa dirigida por processos, é que isto permitirá a qualquer gestor ter total conhecimento sobre o funcionamento de sua empresa, identificar e desenhar aqueles processos que são críticos para a empresa é de vital importância, assim como é importante desenhar os processos menos relevantes, pois estes processos podem dar uma outra visão do funcionamento da empresa. É importante também que os níveis mais altos da empresa estejam comprometidos com o desenho dos processos, pois esta fase pode levar ao gestor ter idéias que elevem os pontos percentuais de crescimento, e grandes inovações podem simplesmente surgir dos desenhos mais simples.
Por fim, fica a lição: Nestes tempos de turbulência, conhecer a si mesmo é tão importante quanto conhecer seus concorrentes, pois isto lhe permitirá ter a visão que eles nunca terão de você e deles mesmos, seja você grande ou pequeno.
